Aby polepszyć efektywność pracy firmy, związki z jej otoczeniem, niezbędne jest wdrożenie instrumentów wspomagających pracę grupową i efektywną wymianę danych pomiędzy uczestnikami danej organizacji.

Takie zadania wspomagają rozstrzygnięcia z terenu dokumentów i kierowania procesami. Dzięki przeznaczeniu dzisiejszej technologii nie wszystkie obowiązki muszą być realizowane za pomocą ludzkich dłoni. Obowiązki potrafią zostać zautomatyzowane, co daje firmom szansę zaoszczędzenia czasu i ograniczenia kosztów związanych z nakładami pracy ludzkiej.

Workflow faktur zawiaduje transferem faktur cyfrowo, przerabiając proces z ręcznego obiegu na jego elektroniczny odpowiednik. Program workflow gwarantuje jednostce uwolnienie czasu, który wcześniej był wykorzystywany do manualnego procesowania dokumentów. Jak każda procedura, także workflow posiada swój czytelny początek i finał. Pierwszym cyklem jest z reguły wyznaczenie procesu. W tym punkcie podejmuje się postanowienia dotyczące zatrudnionych zespołów pracowniczych, charakterystyki przedsięwzięcia, także rozdziału prac.

Kolejnym elementem jest wdrożenie procesu. Zaczyna się praca (zobacz rozliczenie pit 11) poszczególnych grup pracujących nad przeprowadzanym zadaniem. Równocześnie aplikowane oprogramowanie uprzystępnia innym użytkownikom statusy aktywności do wykonywania w postaci aplikacji. W jakimkolwiek momencie program sprawdza warunki na tranzycjach, również podejmuje decyzje odnośnie kolejnej aktywności.

Zastosowanie odpowiedniego oprogramowania do kierowania przepływem pracy przekłada się na lepsze zarządzanie i kontrolowanie przepływu prac.